ПИШУВАЊЕ ПРОЦЕДУРИ ЗА РАБОТНИТЕ ПРОЦЕСИ
Правен основ
Раководителот на субјектот е одговорен за воспоставување организациска структура и процедури за работа со кои ќе обезбеди функционирање, следење и развој на стабилно финансиско управување и контрола (член 7 од Закон за јавна внатрешна финансиска контрола „Службен весник на Република Македонија“, бр. 90/09) , имајќи ги предвид спецификите на субјектот, ризиците во работењето, применувајќи ги стандардите за внатрешна контрола и техничките упатства и насоки за финансиско управување и контрола од Министерството за финансии.
Стандарди за внатрешна контрола во јавниот сектор
Согласно Стандард 12.Процедури од Стандардите за внатрешна контрола во јавниот сектор („Службен весник на Република Македонија“, бр. 147/11) секој субјект од јавниот сектор треба да утврди пишани процедури за важните активности, особено за економските операции и истите да ги достави до сите инволвирани вработени. Процедурите треба да бидат јасни, комплетни и класифицирани. Согласно основни одредби од овој стандард:
- За секоја активност и/или значаен настан, субјектот од јавниот сектор треба да обезбеди постоење на соодветна документација и документирање на операциите;
- Документацијата треба да биде целосна, прецизна и да е во согласност со структурите и политиките на субјектот од јавниот сектор.
- Документацијата треба да содржи административни политики, прирачници, оперативни инструкции, листи за проверка или други форми на презентирање на процедурите;
- Документацијата треба да биде ажурирана, корисна, прецизна, лесна за проверка и достапна за раководителот, вработените како и за трети лица доколку е потребно;
- Документацијата треба да обезбеди постојаност на активностите и покрај флуктуацијата на вработените;
- Треба да се има предвид дека отсуството на документација, некомллетната и/или неажурираната документација преставуваат ризици за постигнување на целите.
- Субјектот од јавниот сектор треба да изготви правен акт за текот на движење на документацијата за секое ниво на одговорност и да го следи нивното спроведување.
Процедури за работните процеси треба да се пишуваат заради:
-утврдување на задачите и одговорностите на секој вработен во субјектот,
-помош при пренос на знаење,
-обезбедување независно извршување на процесите, и
-континуирано извршување на задачите .
Важни аспекти при пишувањето на процедурите:
За секоја активност од процесот треба да се обезбеди писмено објаснување кое содржи одговори на прашањата:
- Што треба да се направи,
- Кој треба да ја изврши активноста,
- Зошто треба да се изврши определена активност,
- Кога да се изврши и
- Каде
Проценка на ризикот при пишување на процедури за работните процеси
При опишување на процесите потребно е да се врши проценка на нивото на ризик за секоја активност во рамките на процесот. Во случај кога ќе се утврди висок ризик ( а понекогаш и среден ризик) потребно е да се воспостават контролни мерки за намалување на ризикот на прифатливо ниво. Тоа значи воведување на листи за проверка односно поделба на функциите и обезбедување документирана контрола.
Нивоа на опишување на процесите
-Анализа на процесот,
-Детален распоред на процесот ( Дијаграм на текови)
-Работни инструкции ( во детали)
12 ЧЕКОРИ ВО ПИШУВАЊЕ ПРОЦЕДУРИ ЗА РАБОТНИТЕ ПРОЦЕСИ
Чекор 1. Разбирање на потребата од опишување (докуиментирање) на процесот
Процесите пред да бидат опишани треба добро да се разберат од инволвираните вработени во извршувањето на активностите како и обемот на истите. Често повеќе вработени различно ги разбираат процесите. Заради тоа потребно е да се креира заеднички поглед за извршување на активностите во рамките на процесот.
Чекор 2. Обезбедување детали за процесот на високо ниво
Заради подобрување на разбирањето на процесот обезбедете детали за процесот на високо ниво. Определете го сопственикот на процесот. Сопственик на процесот е раководителот кој дава упатства за начинот на извршување на процесот. Определете го одговорниот вработен кој ќе ги спроведува активностите во процесот на точен, сигурен, ефективен и ефикасен начин согласно упатствата дадени од сопственикот на процесот.
Чекор 3. Определување име процесот
Определете единствено име на процесот со цел разликување на истиот од другите процеси.
Чекор 4. Набројување на активностите во процесот
Идентификувајте ги сите активности кои треба да се извршат во рамките на процесот.
Чекор 5. Определување граници на процесот
Определете ги граници на процесот, односно утврдете каде точно тој започнува и каде завршува. Определете го обемот на процесот и утврдете ги поврзаните процеси.
Чекор 6. Изготвување дијаграм на чекорите на активностите и точки на одлуки
Дијаграмот се состои од повеќе активности. Секоја активност е претставена со симбол. Најчесто се користат 3 различни симболи и тоа за : симбол за утврдување на почетокот и крајот на процесот , симбол за активност и симбол за одлука, односно контрола во процесот.
Чекор 7. Опишување на методот на дистрибуција
Опишете го начинот на доставување на документите (податоците) . На пример: пошта, интерна достава, електронска пошта, телефон, факс и друго.
Чекор 8. Водење забелешки за процесот
Лицата кои го докумнетираат процесот потребно е да ги евидентираат задачите и одговорностите на секој вработен и особено роковите (навременоста) за извршување на активностите, комплетноста и други важни квалитативни барања и детали поврзани со процесот.
Чекор 9. Опишување на користената информатичка технологија
Опишете ја информатичка технологија (софтверот) која се користи при извршување на активностите во процесот како и начинот на кој се спроведува евидентирањето на податоците во процесот.
Чекор 10. Опишување на користените документи
Наведете ги документите кои се користат во рамки на процесот.
Чекор 11. Добивање одговор од експертите и корисниците
Процедурата доставете ја до експертите и корисниците заради добивање нивни забелешки и коментари со цел подобрување на квалитетот на документираниот процес.
Чекор 12. Добивање одобрување од раководствеото на процесот
Доставете ја процедурата до раководството заради одобрување и добивање основа за имплементација.
Сите добиени податоци од горенаведените чекори внесете ги во Образецот за изготвување на работна процедура / интерен акт – работна процедура: word, odt
Оваа вест е достапна и на:
